Was ist Change Management?
Change Management ist ein systematischer Ansatz für den Umgang mit dem Übergang oder der Transformation der Ziele, Prozesse oder Technologien eines Unternehmens. Der Zweck des Change Managements ist es, Strategien zur Bewältigung von Veränderungen zu implementieren, Veränderungen zu kontrollieren und Menschen bei der Anpassung an Veränderungen zu unterstützen. Zu diesen Strategien gehören ein strukturiertes Verfahren für die Beantragung einer Änderung sowie Mechanismen für die Beantwortung von Anfragen und deren Weiterverfolgung.
Um effektiv zu sein, muss der Change-Management-Prozess berücksichtigen, wie sich eine Anpassung oder ein Austausch auf Prozesse, Systeme und Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens auswirkt. Es muss einen Prozess zur Planung und Erprobung von Veränderungen, einen Prozess zur Kommunikation von Veränderungen, einen Prozess zur Planung und Umsetzung von Veränderungen, einen Prozess zur Dokumentation von Veränderungen und einen Prozess zur Bewertung ihrer Auswirkungen geben.
Die Dokumentation ist eine kritische Komponente des Änderungsmanagements, nicht nur, um einen Audit-Trail zu führen, falls ein Rollback erforderlich wird, sondern auch, um die Einhaltung interner und externer Kontrollen, einschließlich der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sicherzustellen.
Arten von organisatorischen Veränderungen
Change Management kann verwendet werden, um viele Arten von organisatorischen Veränderungen zu verwalten. Die drei häufigsten Typen sind:
Entwicklungswandel – Jede organisatorische Veränderung, die sich gegenüber zuvor festgelegten Prozessen und Verfahren verbessert.
Übergangsänderung – Veränderung, die ein Unternehmen von seinem derzeitigen Zustand in einen neuen Zustand versetzt, um ein Problem zu lösen, wie Fusionen und Übernahmen und Automatisierung.
Transformationswandel – Veränderung, die die Kultur und das Funktionieren eines Unternehmens radikal und grundlegend verändert. Bei transformatorischen Veränderungen ist das Endergebnis möglicherweise nicht bekannt. So kann beispielsweise ein Unternehmen ganz andere Produkte oder Märkte verfolgen.
Bedeutung und Auswirkungen von Change Management
Als konzeptioneller Geschäftsrahmen für Menschen, Prozesse und Organisation steigert das Change Management den Erfolg kritischer Projekte und Initiativen und verbessert die Anpassungsfähigkeit eines Unternehmens.
Geschäftsveränderungen sind konstant und unvermeidlich und können bei schlechtem Management zu organisatorischen Belastungen sowie zu unnötigen und kostspieligen Nacharbeiten führen.
Durch die Standardisierung der Konsistenz und Effizienz der zugewiesenen Arbeit stellt das Change Management sicher, dass das Personalvermögen eines Unternehmens nicht übersehen wird. Wenn sich die Arbeit verändert, hilft das Änderungsmanagement den Mitarbeitern, ihre neuen Rollen zu verstehen und eine prozessorientierte Kultur aufzubauen.
Das Änderungsmanagement fördert auch das zukünftige Unternehmenswachstum, indem es es die Dynamik des Marktes erhält.
So funktioniert Change Management
Um zu verstehen, wie Change Management funktioniert, ist es am besten, die Konzepte und Tools auf einen bestimmten Geschäftszweig anzuwenden. Nachfolgend finden Sie Beispiele, wie Change Management für Projektmanagement, Softwareentwicklung und IT-Infrastruktur funktioniert.
Änderungsmanagement für Projektmanagement
Change Management ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements. Der Projektleiter muss Änderungswünsche prüfen und feststellen, welche Auswirkungen eine Änderung auf das Gesamtprojekt haben wird. Die Person oder das Team, das für die Änderungskontrolle verantwortlich ist, muss die Auswirkungen einer Änderung in einem Bereich des Projekts auf andere Bereiche bewerten, einschließlich:
Umfang: Änderungswünsche müssen bewertet werden, um festzustellen, wie sie sich auf den Projektumfang auswirken.
Zeitplan: Änderungswünsche müssen bewertet werden, um festzustellen, wie sie den Projektzeitplan verändern.
Kosten: Änderungswünsche müssen bewertet werden, um festzustellen, wie sie sich auf die Projektkosten auswirken. Arbeit ist in der Regel der größte Aufwand für ein Projekt, so dass Überkapazitäten bei der Erledigung von Projektaufgaben schnell zu Änderungen der Projektkosten führen können.
Qualität: Änderungswünsche müssen bewertet werden, um festzustellen, wie sie sich auf die Qualität des abgeschlossenen Projekts auswirken. Insbesondere Änderungen des Projektzeitplans können sich auf die Qualität auswirken, da die Mitarbeiter zu Fehlern bei eiligen Arbeiten führen können.
Personalwesen: Änderungswünsche müssen ausgewertet werden, um festzustellen, ob zusätzliche oder spezialisierte Arbeitskräfte erforderlich sind. Wenn sich der Projektzeitplan ändert, kann der Projektmanager wichtige Ressourcen an andere Aufgaben verlieren.
Kommunikation: Genehmigte Änderungswünsche müssen den zuständigen Interessengruppen zu gegebener Zeit mitgeteilt werden.
Risiko: Änderungswünsche müssen bewertet werden, um festzustellen, welche Risiken sie darstellen. Schon kleine Änderungen können einen Dominoeffekt auf das Projekt haben und logistische, finanzielle oder Sicherheitsrisiken mit sich bringen.
Beschaffung: Änderungen am Projekt können sich auf den Beschaffungsaufwand für Materialien und Lohnarbeiten auswirken.
Interessengruppen: Änderungen am Projekt können sich auf den Interessenvertreter auswirken, ebenso wie die Synergie, Begeisterung und Unterstützung des Projekts durch die Interessenvertreter.
Wenn eine schrittweise Änderung genehmigt wurde, dokumentiert der Projektleiter die Änderung in einem von vier Standard-Änderungskontrollsystemen, um sicherzustellen, dass alle Gedanken und Erkenntnisse mit dem Änderungsauftrag erfasst wurden. (Änderungen, die nicht über ein Steuerungssystem erfasst werden, werden als Fehler bezeichnet.) Wenn ein Änderungsauftrag abgelehnt wird, ist dies ebenfalls dokumentiert.
Sollten Sie mit Ihrer Firma im Raum Lingen ansässig sein und Beratungsbedarf zum Thema Change Management haben, dann können Sie sich jederzeit an mich wenden.
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